Verbetering bestuursrapportages

VEENENDAAL Een nieuwe wijze van rapporteren moet meer inzicht geven in waar de gemeente afwijkt in haar huishoudboekje. Dit moet in de organisatie tijd en kosten gaan besparen en een betere leesbaarheid in waar Veenendaal aanpassingen moet doen.

De gemeente maakt regelmatig een overzicht van haar financiën en voortgang van haar werkzaamheden. Zo heeft zij nu een ‘Spoorboekje planning- en controlcyclus 2023’ gemaakt, over de opstelling van en besluitvorming over deze documenten. ,,Die documenten hebben betrekking op de verantwoording over 2002, de voortgang van de begrotingsuitvoering in 2023 en de programmering voor 2024 en volgende jaren. Ambtelijk is onderzoek gedaan hoe we de bestuursrapportages kunnen verbeteren. In de loop der jaren zijn deze steeds verder uitgebreid in omvang. Wat ten koste gaat van de leesbaarheid’’, laat het college aan de gemeenteraad weten.

STOPLICHTMODEL Veenendaal wil nu anders gaan werken met een ‘stoplichtmodel’. ,,Per programma wordt over de doelenboom op inhoud en planning met kleuren het volgende aangegeven. Groen: doel is gerealiseerd of verloopt conform prognose begroting. Oranje: realisatie doel conform prognose begroting is onzeker en/of bijsturing beleid is gewenst. Rood: realisatie doel verloopt niet conform prognose begroting.” Bij oranje en rood leggen burgemeester en wethouders verantwoording af over het gevoerde beleid en nieuwe ontwikkelingen en worden mogelijke risico’s gesignaleerd. ,,Op basis van deze informatie kan tussentijds worden bijgestuurd.”

EFFICIËNT Veenendaal wil zich erop richten zo efficiënt mogelijk te werken. Maar ook maximaal inzicht te geven aan de raad in de financiële ontwikkelingen. Dit streeft het college nog steeds na in een beperkte rapportage door bij de ‘groene’ doelen, waar alles gaat zoals verwacht, geen toelichtingen meer opnemen. ,,Dit verloopt immers conform prognose begroting. Bij de jaarstukken wordt uiteraard wel een verantwoording afgelegd hoe het traject van deze ‘groene’ doelen is verlopen.’’ Een toelichting geven zal dan enkel nog gebeuren bij uitzonderingsgevallen; bijzondere gebeurtenissen of afwijkende actuele ontwikkelingen.

BESPARING ,,Voordeel van deze werkwijze is een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing voor de gehele organisatie om de bestuursrapportages op te stellen. Geen aanlevering van toelichtingen voor zaken die conform prognose verlopen en geen nader overleg hierover. Daarnaast verhoogt het de leesbaarheid. We zullen de werkwijze evalueren of deze wijziging naar tevredenheid is’’, zegt het college wel toe. De gemeenteraad krijgt voor de zomer de eerste wijzigingen door die voor dit jaar gelden en nogmaals in oktober en december. Daarnaast zal zij in juli al kijken naar de financiën van 2024 tot en met 2027 en hierover besluiten in november.