Rekenkamer onderzoekt ICT-voorzieningen gemeente Rhenen

RHENEN De Rekenkamer heeft naar de ICT-voorzieningen in Rhenen gekeken en concludeert dat de gemeentelijke dienstverlening voldoende is in de dagelijkse praktijk. Maar zij ziet tevens kwetsbaarheden en geeft aanbevelingen aan de lokale politiek en burgemeester en wethouders. 

door Peter Kuijpers

Het college onderschrijft deze om meer inzicht over de investeringen en kosten voor ICT en keuzes af te kunnen wegen.

SAMENWERKING

,,Tussen 2013 en 2023 werkten de gemeenten Rhenen en Veenendaal samen op het gebied van ICT. De laatste jaren tot aan 2023 gebeurde dat op basis van een dienstverleningsovereenkomst, waarbij Veenendaal ICT-diensten aan Rhenen leverde. Vanaf 2023 heeft Rhenen ervoor gekozen om zelfstandig de ICT-voorziening en -uitvoering te beheren. Daarbij gebruik makend van diverse commerciële leveranciers”, vat het eindrapport samen. De gemeente werkt nu met een hybride oplossing met eigen beheer van bepaalde systemen en applicaties die in de cloud staan. De Rekenkamer heeft tevens deze huidige werkwijze doorgenomen.

ONDERZOEK

,,Op welke wijze kan de ICT als onderdeel van de gemeentelijke dienstverlening efficiënt, effectief en rechtmatig worden gestuurd, ingericht en beheerd. Waarbij geleerd wordt van het verleden en van een professioneel onderdeel van het heden, waarbij een handelingsperspectief wordt geboden aan zowel raad, college, als organisatie naar de toekomst voor een professionele, robuuste organisatie en beheer’’, was de onderzoeksvraag. De Rekenkamer keek of de doelen zijn gehaald om de diensten te ontvlechten met Veenendaal, het huidig functioneren van de ICT en de toekomst hiervan.

KOSTEN

,,Rhenen wilde zelf de regie voeren over de eigen ICT en in dat verband ruimte creëren voor eigen keuzen. De samenwerking met Veenendaal werd als te knellend ervaren. Uit de gang van zaken komt verder naar voren dat de mogelijkheden voor kostenbesparing na ontvlechting te positief waren ingeschat’’, vermeldt het eindrapport. Zo dacht de gemeente ruim 31.000 euro goedkoper uit te kunnen zijn, maar de eenmalige kosten waren hoger en de jaarlijkse betalingen voor licentie- en applicaties stegen met bijna 63.000 euro. Wat Rhenen bijna drie ton aan extra kosten opleverde in 2023. Verder is volgens de Rekenkamer onvoldoende inzicht in de huidige kosten.

LEERPUNT

,,Het college erkent dat het traject rond de ontvlechting onder aanzienlijke tijdsdruk heeft plaatsgevonden. Achteraf bezien hadden doelen, risico’s, scenario’s en financiële consequenties explicieter kunnen worden vastgelegd en met de raad kunnen worden gedeeld. Ook de bestuurlijke informatievoorziening had op onderdelen sterker gekund. Wij zien dit als een belangrijk leerpunt’, reageerden burgemeester en wethouders. Maar de behoefte aan meer grip, flexibiliteit en betere ondersteuning van de organisatie was nodig. ,,De ICT is beter in beeld gekomen, de informatievoorziening is verbeterd en er is meer inzicht ontstaan.’’

AANBEVELINGEN

Ook voor de risico’s, kosten en noodzakelijke investeringen. ,,Het Rekenkameronderzoek zien wij als een bevestiging van de stappen die zijn gezet en als een uitnodiging om samen de volgende stap te zetten’’, meent het college. Zij wil de aanbeveling volgen om de lokale politiek meer inzicht te bieden in de verschillende aspecten rond ICT, zoals de kosten, en strategische keuzes over de toekomst tijdig met de raad te bespreken. Zodat burgemeester en wethouders deze kunnen uitwerken. Waarbij de gemeente rekening moet houden met de dagelijkse dienstverlening, omdat een relatief kleine groep medewerkers zich bezig houdt met ICT.