Langere geheimhouding op persoonsgegevens

VEENENDAAL De gemeente wil papieren archiefblokken overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Specifiek die van 1795 tot en met 1941. Er is echter een grote kans dat inwoners die op een aantal gezinskaarten staan vermeld nog in leven zijn. Daarom vraagt het college de provincie deze gegevens voor een periode van honderd jaar niet openbaar te maken na de jongste geregistreerde persoon.

door Peter Kuijpers

,,De gemeente Veenendaal heeft nimmer de oudere archieven overgebracht naar de archiefbewaarplaats op grond van artikel 12 van de Archiefwet. Vanuit het Interbestuurlijk Toezicht is hierop gewezen. Afgezien van het juridisch tekortschieten ten aanzien van deze wettelijke taakstelling, leidt het gebrek aan een formele overbrenging ook tot onduidelijkheid in de alledaagse praktijk van dienstverlening bij het gemeentearchief. Doordat nooit formeel werd overgebracht, zijn er ook nooit formeel beperkingen ten aanzien van de openbaarheid geformuleerd”, beschrijft de gemeente.

GEVOELIGE INFORMATIE

Dit heeft echter wel consequenties, vooral nu mensen steeds langer leven. ,,Dat betekent concreet dat bij raadpleging van dossiers met (mogelijk) gevoelige informatie over levende personen niet helder is of een burger nu wél of niet een dossier zomaar kan inzien. Het is daarom noodzakelijk dat de oudere archieven tot en met 1941 formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats met daarbij de inachtneming van noodzakelijk geachte openbaarheidsbeperkingen”, stelt de gemeente. Burgemeester en wethouders hebben dit officieel aangevraagd bij de provincie Utrecht die het toezicht regelt.

OPENBAARHEIDSBEPERKING

,,We kunnen als college beslissen delen van het archief, met name met persoonsgegevens, niet openbaar te maken. De termijn daarvoor was voorheen 75 jaar. Maar mensen worden tegenwoordig ouder en dan zijn stukken waar we eigenlijk privacy op zouden willen hebben toch in te zien. Om de openbaarheidsbeperking te verlengen moeten we eerst het College van Gedeputeerde Staten een machtiging vragen dit te verlengen. Daarbij denken we nu aan honderd jaar’’, benoemt wethouder Martijn Beek. De inschatting is dat bij deze termijn in ieder geval minder mensen nog in leven zijn die op de kaarten staan vermeld.

VERBETERINGEN

De gemeente was reeds gestart met verbeteringen die het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie had aangegeven, zoals het overbrengen van archiefblokken. Nu kan zij direct de mogelijkheid van inzage regelen: ‘Zonder een formele overbrenging en eventueel openbaarheidsbeperking blijft er op de werkvloer onduidelijkheid bestaan. Voor de archieven tot en met 1941 speelt dit nog weinig, maar bij de daaropvolgende archiefblokken speelt dit veel meer’, geeft de gemeente aan. Door bij de provincie toestemming te vragen deze voor honderd jaar niet inzichtelijk te maken, is er minder kans informatie te vinden over nog levende inwoners.

BIJZONDER PERSOONSGEGEVEN

,,Het gaat concreet om negen inventarisnummers betreffende gezinskaarten met daarop uitgeschreven de namen van alle inwonende kinderen. Aan de rechterkant van elke kaart wordt de godsdienst, een bijzonder persoonsgegeven, vermeld. Sommige van deze kinderen kunnen nog leven, aangezien ze in de jaren ‘30 geboren zijn. Aangezien het lastig is om voor elke individuele kaart te verifiëren of de genoemde kinderen nog wel of niet leven, denken wij eraan meer recht te doen aan deze personen door een openbaarheidsbeperking van honderd jaar’’, hebben burgemeester en wethouders aangegeven bij de provincie.