Veenendaal werkt aan informatiebeheer: ‘Geen directe problemen voor inwoners, bedrijven en instellingen’

VEENENDAAL GroenLinks en PvdA hadden hun zorgen geuit over het beheer van het archief in de gemeente. Burgemeester en wethouders laten echter weten dat het gaat om een landelijke ontwikkeling, waar ook Veenendaal mee te maken heeft. De gemeente ziet ook geen directe problemen voor inwoners, bedrijven en instellingen bij de uitdagingen die er zijn rond het informatiebeheer.

door Peter Kuijpers

De politieke partijen hadden een brief gelezen van Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. ,,Kern van de brief is dat de gemeente Veenendaal wat betreft ‘informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. Maar op een aantal cruciale onderdelen ook nog niet’. Gezien deze brief ter kennisname aan de raad wordt aangeraden door burgemeester en wethouders, kan de raad het idee krijgen dat het onderwerp informatiebeheer en archiefbeheer niet belangrijk is. Vindt B&W dit geen belangrijk onderwerp?”, wilden Kim Faber van GroenLinks en Hans van de Braak van de PvdA weten.

UITDAGINGEN

,,Het college vindt goed informatiebeheer een belangrijk onderwerp. Er worden aanzienlijke inspanningen gedaan om verbeteringen tot stand te brengen. De gemeente Veenendaal wil vanzelfsprekend aan wetgeving voldoen en dus ook het informatiebeheer op orde hebben. De door de provinciaal toezichthouders geconstateerde aandachtspunten moeten bezien worden in een landelijke context. Alle gemeenten en overheidsinstellingen worstelen al vele jaren met het goed grip krijgen van informatiebeheer in een digitale en snel veranderende omgeving. De uitdagingen zijn groot en vaak niet makkelijk op te lossen.” 

IMPACT

Ook Veenendaal heeft te maken met verschillende wetgeving waarbij complexiteit ontstaat door het archiveren op papier, digitaal en in een mix. ,,Om aan alle uitdagingen en ambities vorm en structuur te geven, is de gemeente begonnen met het programma I-Grip, als een onderdeel van de Opgave Informatiesamenleving. De gebreken hebben ons inziens niet een dusdanige negatieve invloed op de kwaliteit van werken’, vervolgen burgemeester en wethouders. GroenLinks en PvdA hadden verder vragen over impact voor Veenendaalse burgers, bedrijven en instellingen rondom dit archiefbeheer. ‘In het algemeen achter wij deze risico’s laag”, antwoordt het college.

BESCHIKBAAR

De gemeente is volgens het college geen belangrijke dossiers kwijt en heeft geen klachten of bezwaren, omdat er een probleem zou zijn in het informatiebeheer. De politieke partijen wilden tevens weten of dossiers tijdig beschikbaar zijn. ,,Informatie over Veenendaalse burgers, bedrijven en instellingen als persoonsinformatie en persoonlijke informatie is over het algemeen binnen acceptabele tijd beschikbaar”, besluiten burgemeester en wethouders. 

Veenendaal is daarnaast reeds aan het werk om te voldoen aan de Wet open overheid, hoewel de gemeente nu nog niet verplicht is op alle onderdelen al actief stukken openbaar te maken.