De wondere wereld achter de verkiezingen: organisatie begon al half jaar geleden

VEENENDAAL Het lijkt allemaal zo simpel en als alles gaat zoals gepland, is dat ook zo. Een inwoner laat zijn of haar identiteitsbewijs en stempas zien, loopt naar een stemhokje en kleurt een rondje in met een rood potlood. Maar achter die ene verkiezingsdag gaat een wondere wereld van de gemeente schuil. Normaal gesproken zijn gemeentesecretaris Sjoukje Deelstra en griffier Peter van Vugt de stille krachten op de achtergrond, maar nu treden ze even voor het voetlicht om hun verhaal te doen.

door Arjan van den Berg

Sjoukje Deelstra is als gemeentesecretaris adviseur van het college, maar ook algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. Op zijn beurt ondersteunt Peter van Vugt met de griffie de gemeenteraad. Zij en hun medewerkers houden zich bezig met de verkiezingen. Wat er precies geregeld moet worden, staat vast omschreven in de Kieswet. Van het openstellen van de aanmelding voor partijen, het aanleveren van de kieslijsten en tot het versturen van de stempassen tot de bemensing van de stembureaus, voor alles is een protocol.

Vorig jaar was er op 6 maart al een bijeenkomst met de partijbesturen over de kieslijsten. De burgemeester heeft de partijbesturen toen verschillende punten meegegeven waarvoor zij oog moeten hebben bij het opstellen van de kandidatenlijsten. Denk aan het belang van integriteit en aandacht voor het gevaar van ondermijning.

LOGISTIEK PROCES

De organisatie van de verkiezingen wordt gedaan door een groot team en begint zo’n vijf of zes maanden voor de verkiezingen. ,,Het begint met twee projectleiders die een compleet draaiboek maken van alle voorbereidingen, de dag van het stemmen en het stemmentellen tot en met het moment van het definitief vaststellen van de uitslag”, vertelt Sjoukje. ,,Zo zoeken we al vroeg locaties voor stembureaus. Er is een logistiek proces om ervoor te zorgen dat de stemlokalen goed zijn ingericht, voorzien van alle documenten en protocollen en kijken we naar een goede locatie waar we in staat zijn om de stemmen te tellen. Alles moet zorgvuldig gebeuren. Er zijn veel collega’s mee bezig, maar we hebben ook veel vrijwilligers die de stemlokalen bezetten en de stemmen tellen.”

TOEGANKELIJK

,,Het is ontzettend belangrijk dat iedereen die wil ook kán stemmen. We willen er daarom voor zorgen dat je als inwoner op korte afstand bij een stembureau kunt zijn. Verder moet een bureau makkelijk te bezoeken zijn, ook als je in een rolstoel zit. Er is ook een extra toegankelijk stembureau op het gemeentehuis. Daar is bijvoorbeeld een brailleboek, het stemhokje is verlaagd en er is een gastheer of -vrouw bij binnenkomst die uitleg kan geven. Als dat nodig is, is er een tolk op afstand. Voor de mensen die het een beetje spannend vinden om te stemmen, hebben we een oefenstembureau waar alvast geoefend kan worden.”

WEGWIJS

Na het tellen van de stemmen en de bekendmaking van de uitslag kan de nieuwe raad worden geïnstalleerd. Dat wil zeggen: als de uitslag definitief is, gaat een speciale commissie vanuit de nog ‘oude’ gemeenteraad de geloofsbrieven van de gekozen raadsleden onderzoeken. Als die in orde zijn bevonden, kan vervolgens de nieuwe raad geïnstalleerd worden.

Ondertussen gebeuren er dan ook andere dingen en zijn de besprekingen over een akkoord voor de nieuwe periode gestart. Peter licht toe: ,,Om de onderhandelingen voor de coalitie na de verkiezingen te helpen, hebben de organisatie en de griffie een document opgesteld met aandachtspunten voor die besprekingen. Voor de nieuwe raadsleden hebben we een inwerkprogramma opgesteld om hen wegwijs te maken in de wondere wereld van de gemeente.”

Sjoukje vult Peter aan: ,,We hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in een goede samenwerking tussen de raad, het college en de organisatie. Ik denk dat we mooie dingen hebben gedaan en dat schept vertrouwen. Wat Veenendaal typeert, is dat het niet vanaf het begin af aan goed hoeft te gaan. Je mag leren van je fouten en niet iedereen hoeft hetzelfde te zijn. Ook inwoners zijn niet allemaal hetzelfde.”

DYNAMIEK

In september bespreken raad, college en de organisatie tijdens de zogenoemde heidagen hoe ze kijken naar de toekomst, wat ze belangrijk vinden en wat ze van elkaar verwachten. Een nieuwe raad zorgt weer voor een andere inbreng, reflecteert Peter: ,,Als de raad verandert, zorgt dat er altijd voor dat je zelf ook scherp blijft. Het zorgt voor een leuke nieuwe dynamiek. Het is goed om te beseffen dat we het uiteindelijk allemaal voor de inwoners en ondernemers van Veenendaal doen. We hebben vier leuke jaren te gaan en het is de vraag hoe we dat dan gaan doen. Daarover gaat dat die komende heidagen.”

Lees meer over de gemeenteraadsverkiezingen in ons dossier.