Provincie kijkt mee bij Veens archief

VEENENDAAL De gemeente voldoet volgens de provincie Utrecht deels aan de eisen voor informatiebeheer. Zij heeft daar opnieuw haar zorgen over gedeeld. De provincie zal vaker bij Veenendaal naar het verbeteringstraject kijken om te beoordelen of de gemeente een deskundige informatiebeheer heeft en voldoet aan de archiefwet.

door Peter Kuijpers

Veenendaal heeft de provincie Utrecht laten weten op welke wijze zij werkt aan de Archiefwet, zodat deze een beoordeling ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’ kan geven. ,,Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023-2024 luidt nog steeds een voorzichtige ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar op een aantal belangrijke onderdelen nog niet’’, geeft Gedeputeerde Has Bakker aan. De provincie had reeds eerder opgemerkt dat Veenendaal niet voldeed aan alle eisen en had daarom afgelopen jaar reeds contact opgenomen.

ACTIES DOORZETTEN

,,Vanwege onze zorgen over het tempo waarmee verbeteringen in uw informatiebeheer werden doorgevoerd hebben wij in de periode juli-november 2024 verschillende gesprekken gevoerd. De acties die tussen september en november jongstleden naar aanleiding van onze zorgen zijn uitgevoerd, leveren voorzichtig positief resultaat op. Hierdoor komt ons oordeel niet negatiever uit dan bij de vorige toetsingsronde. Wel is het belangrijk dat de ingezette acties van de afgelopen maanden ook doorgezet worden en tot concrete zichtbare resultaten in uw informatiebeheer gaan leiden. We zullen daarom het komende jaar frequenter contact houden’’, vervolgt Bakker.

GEMEENTEARCHIVARIS

Burgemeester en wethouders stellen de raad nu in ieder geval voor de archiefverordening vast te stellen. ‘Vanuit de provincie wordt al enkele jaren gewezen op de verouderde verordening van Veenendaal en de noodzaak om een gemeentearchivaris aan te gaan wijzen.’ In de nieuwe verordening heeft Veenendaal haar zorgplicht voor het archief beschreven en de taken van de archivaris. Tot het nadrukkelijk jaarlijks informeren van de lokale politiek over het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente. Het college stelt voor deze aanpassingen officieel vanaf 1 april in te gaan voeren.

VERBETERTRAJECT

De provincie zal de verdere resultaten van maatregelen bij de gemeente blijven volgen. ‘Het algemene beeld bij de huidige beoordeling is dat er een positieve beweging te zien is in het verbetertraject.’ Veenendaal is onder andere bezig met i-Grip een betrouwbaar digitaal informatiebeheer op te zetten zoals de Archiefwet voorschrijft. De provincie ziet dat dit kwaliteitssysteem en de toetsing goed functioneert. Daarbij geeft zij onder andere als verbeterpunten aan een informatiebeleidsplan vast te stellen en het afbouwen van de papieren stukken. ‘Breng alle informatiestromen in beeld en onder deskundig informatiebeheer.’

VERNIETIGEN OUDE BESTANDEN

Veenendaal was tevens laat met het vernietigen van oude digitale stukken. ,,De afgelopen periode zijn de eerste stappen gezet om de verplichte vernietiging van digitale bestanden uit te voeren. Hiermee kan de ontstane achterstand sinds 2013 de komende periode worden weggewerkt. Voer de vernietiging van de digitale centrale en decentrale bestanden uit, op basis van het vastgestelde vernietigingsproces. Zorg daarmee voor tijdige vernietiging uit alle systemen, schijven en mailboxen met archiefwaardige informatie’’, adviseert de provincie Utrecht. Voor het Archief moet Veenendaal nog de formele overbrenging uitvoeren van papier naar digitaal.

ACHTERSTAND NIJPENDER

,,Dit betekent dat u nu niet voldoet aan de wettelijke verplichting om archieven na 20 jaar in geordende en toegankelijke staat over te brengen. Met de aankomende nieuwe Archiefwet die een kortere overbrengingstermijn voorschrijft, wordt deze achterstand wel nijpender. Dit betekent namelijk dat een groot deel van uw informatiebeheer veel sneller toegankelijk moet worden voor de burger. Gezien het snelgroeiend aantal digitale archiefbestanden die op termijn voor blijvende bewaring in een e-depot opgenomen moet worden, is het noodzakelijk dat u daar ook een voorziening voor gaat treffen”, besluit gedeputeerde Bakker.