Zelf online een monteur inplannen: zo regelen lokale servicebedrijven hun afspraken steeds vaker

Wie in de regio een installateur of onderhoudsbedrijf nodig heeft, hoeft daarvoor steeds minder vaak te bellen. Steeds meer lokale bedrijven zetten een boekingspagina online waar je als klant zelf een datum en tijd kiest. Dat scheelt jou wachten aan de telefoon en het scheelt de ondernemer een hoop heen-en-weergebel. Maar achter die simpele pagina gaat meer schuil dan je denkt.

Waarom bellen voor een afspraak aan het verdwijnen is

Het klassieke rondje bellen werkt voor niemand lekker. De monteur staat overdag op een ladder of werkt aan een cv-ketel en kan de telefoon niet opnemen. Jij belt in je lunchpauze en krijgt de voicemail. ‘s Avonds word je teruggebeld terwijl je net aan tafel zit.

Een online planning lost dat op. Jij kiest op je eigen moment een tijd die past, en de bevestiging en herinnering komen automatisch in je mail. Voor kleine bedrijven in de regio, vaak één ondernemer met hooguit een paar monteurs, is dat een uitkomst. Niemand hoeft meer de administratie bij te houden op losse briefjes of in een vol WhatsApp-scherm.

Niet elk vrij moment is ook een handig moment

Hier zit het addertje onder het gras voor bedrijven met monteurs op de weg. Een gewoon boekingssysteem laat elk leeg blok in de agenda zien. Dat werkt prima voor een kapper of een praktijk aan huis, waar de klant naar de zaak toe komt.

Voor een installateur ligt dat anders. Boekt een klant aan de ene kant van de regio een gaatje tussen twee klussen aan de andere kant, dan staat de monteur die tussentijd vooral in de file. Die rijtijd gaat van de werkdag af, en aan het eind van de week blijkt er minder gedaan dan gepland. De agenda oogt vol, maar een flink deel van die tijd bestaat uit rijden in plaats van werken.

Daarom kijken slimmere systemen eerst naar de route van de dag. Een online afsprakensysteem zoals Schedulinq toont een klant alleen tijden die geografisch passen bij de andere afspraken van die dag en binnen het werkgebied van de monteur vallen. Boek je als klant een tijd, dan weet je dus dat de monteur die dag toch al in de buurt is en niet eerst dwars door de regio hoeft te rijden. Dat verkleint ook de kans dat een afspraak uitloopt of verschoven moet worden.

Wat de lokale ondernemer eraan heeft

Voor het bedrijf zelf telt zo’n slimme planning dubbel. Minder rijtijd betekent ruimte voor meer klussen op een dag, en dat is terug te zien in de omzet. Daarnaast straalt een eigen boekingspagina professionaliteit uit. Een klant die ‘s avonds om tien uur nog even een afspraak vastlegt, is een klant die niet eerst drie concurrenten belt.

Ook het geheugenwerk verdwijnt. Bevestigingen en herinneringen gaan automatisch de deur uit, waardoor er minder afspraken worden vergeten. Een klant die een afspraak vergeet, kost immers niet alleen de rit ernaartoe, maar ook het tarief van de misgelopen klus. Zo’n systeem vervangt de agenda overigens niet: het werkt naast bestaande agenda’s van bijvoorbeeld Google of Microsoft, dus de ondernemer hoeft zijn vertrouwde werkwijze niet om te gooien.

Zo herken je een slimme boekingspagina als klant

De volgende keer dat je een servicebedrijf uit de buurt zoekt, kijk dan even op de website. Staat er een knop om direct een afspraak te plannen, dan kun je vaak binnen een paar minuten een tijd vastleggen, met een automatische bevestiging in je mailbox. Krijg je daarbij maar een beperkt aantal tijden te zien, dan hoeft dat geen gebrek aan ruimte in de agenda te zijn. Grote kans dat het systeem rekening houdt met waar de monteur die dag toch al rijdt. Daar profiteer jij net zo goed van: de kans is dan een stuk groter dat er op het afgesproken tijdstip ook echt iemand voor de deur staat.