Zijn algemene voorwaarden bindend?

Je zet je handtekening onder een offerte en onderaan staat een kleine zin: “op al onze aanbiedingen zijn de algemene voorwaarden van toepassing.” Geldt die verwijzing dan automatisch, ook als je de tekst nooit hebt gelezen en niet weet wat erin staat?

Niet elke set algemene voorwaarden is bindend en in dit artikel lees je wanneer algemene voorwaarden gelden, wanneer een rechter ze terzijde schuift en wat je zelf kunt doen om je eigen voorwaarden stevig en bindend te maken.

Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn standaardbepalingen die een bedrijf gebruikt voor al zijn overeenkomsten, los van de specifieke afspraken in het contract zelf. Denk aan regels over betalingstermijn, garantie, aansprakelijkheid, levertijd en de manier waarop geschillen worden opgelost.

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing en bindend?
Pas als je algemene voorwaarden duidelijk van toepassing verklaart, gelden ze ook echt. Dat doe je door in je offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst expliciet te verwijzen, bijvoorbeeld met de zin “op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.” Zonder die verwijzing gelden ze helemaal niet.

Van toepassing zijn is iets anders dan bindend zijn. Voordat algemene voorwaarden bindend zijn, moet de wederpartij een redelijke mogelijkheid hebben gehad om er kennis van te nemen. Dat volgt uit artikel 6:234 van het Burgerlijk Wetboek.

Onderteken je een overeenkomst nadat de algemene voorwaarden aan je zijn overhandigd of toegestuurd? Dan accepteer je ze automatisch, ook als je de tekst niet hebt gelezen. Kennisneming is voldoende; instemming met elke losse bepaling is niet nodig.

Wanneer zijn algemene voorwaarden niet bindend?
Een rechter kan een beding uit de algemene voorwaarden vernietigen als het onredelijk bezwarend is voor de wederpartij. Voor consumenten gelden hiervoor twee vaste lijsten: de zwarte lijst van artikel 6:236 BW en de grijze lijst van artikel 6:237 BW.

Zijn de algemene voorwaarden niet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst overhandigd? Dan heeft de wederpartij geen redelijke mogelijkheid tot kennisneming gehad en zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar op grond van artikel 6:233 sub b BW.

Ook een verrassend beding, verstopt tussen kleine lettertjes waar niemand op let, houdt bij een rechtszaak vaak geen stand. De rechter toetst dan of de wederpartij dat beding redelijkerwijs had kunnen verwachten bij het sluiten van de overeenkomst.

Gelden er andere regels voor consumenten dan voor bedrijven?
Voor overeenkomsten met consumenten gelden strengere regels dan voor overeenkomsten tussen bedrijven onderling. De zwarte en grijze lijst uit het Burgerlijk Wetboek beschermen alleen consumenten, niet een onderneming die zaken doet met een andere onderneming.

Sluit je als bedrijf een overeenkomst met een andere onderneming, een zogeheten B2B-overeenkomst? Dan mag je je algemene voorwaarden ruimer opstellen, al blijft de eis van kennisneming en een redelijke mogelijkheid om te lezen onverkort gelden.

Hoe zorg je dat je algemene voorwaarden bindend zijn?
Overhandig je algemene voorwaarden altijd vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst, bijvoorbeeld als bijlage bij je offerte of als link in je e-mail. Zo zijn je voorwaarden vanaf het begin bindend en voorkom je discussie achteraf.

Sluit je een overeenkomst mondeling of digitaal zonder papieren bijlage? Deponeer je algemene voorwaarden dan bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank, en verwijs daarnaar in je correspondentie.

Vermeld je algemene voorwaarden ook duidelijk op je website en in je e-mailhandtekening. Een simpele verwijzing zonder toegankelijke tekst is onvoldoende; de wederpartij moet ze daadwerkelijk kunnen raadplegen vóórdat de overeenkomst tot stand komt.

Wat als beide partijen algemene voorwaarden gebruiken?
Verwijzen koper en verkoper allebei naar hun eigen algemene voorwaarden? Dan ontstaat een battle of forms. Volgens artikel 6:225 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek gelden de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen, tenzij de andere partij die uitdrukkelijk van de hand wijst.

Wijs je de algemene voorwaarden van je wederpartij niet expliciet af? Dan loop je het risico dat juist die voorwaarden bindend worden, met bijvoorbeeld een ongunstige aansprakelijkheidsregeling of betalingstermijn voor jouw bedrijf.

Stuur daarom als reactie op een offerte altijd een duidelijk bericht waarin je de voorwaarden van de andere partij afwijst en naar je eigen algemene voorwaarden verwijst. Doe dit schriftelijk, zodat je later kunt bewijzen wie welke voorwaarden als eerste heeft aangeboden.

Algemene voorwaarden laten schrijven door een advocaat
Ben je zelf geen jurist? Dan kun je beter algemene voorwaarden laten opstellen door een ervaren advocaat. Hij of zij vertaalt jouw bedrijfsrisico’s naar duidelijke, juridisch geldige algemene voorwaarden en daardoor sluiten bepalingen over betaling, aansprakelijkheid, levering, opzegging en geschillen beter aan op jouw praktijk. 

Daarnaast kan een advocaat rekening houden met actuele wetgeving, consumentenregels en rechtspraak. Je voorwaarden zijn daardoor beter afdwingbaar en geven klanten vooraf duidelijkheid. Bij een conflict beschik je over sterkere afspraken, waardoor schade, vertraging en onzekerheid worden beperkt of voorkomen.

Algemene voorwaarden niet automatisch bindend
Algemene voorwaarden zijn niet automatisch bindend, want pas als ze duidelijk van toepassing zijn verklaard én de wederpartij een redelijke kans heeft gehad om ze te lezen, kun je je erop beroepen bij een geschil of bij de rechtbank.

Overhandig je algemene voorwaarden dus altijd op tijd, deponeer ze bij de Kamer van Koophandel als dat nodig is en wees alert bij een battle of forms. Zo voorkom je dat een rechter je algemene voorwaarden terzijde schuift en blijven ze gewoon bindend.