Provincie Utrecht oordeelt: Informatiebeheer gemeente Veenendaal moet beter

VEENENDAAL Het beter opslaan van digitale informatiebestanden en een metadataschema om deze duurzaam toegankelijk te maken en houden kan beter in Veenendaal. Dit was één van de verbeterpunten die de provincie gaf na een controle. De gemeente is reeds gestart met aanpassingen om te voldoen aan de Archiefwet en zal daar dit jaar verdere aanpassingen in maken.

door Peter Kuijpers

,,Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘verbetering nodig’, ‘structureel verbetering nodig’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2024-2025 luidt ‘verbetering nodig’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. We zien ten opzichte van de vorige beoordeling dat de nodige inspanningen worden verricht om uw informatiebeheer op het archiefwettelijke niveau te krijgen. Een aantal noodzakelijke acties is afgerond. Andere verbeterstappen moeten nog wel worden afgerond,’’ meent Gedeputeerde Staten van Utrecht. 

AANBEVELING

De toezichthouder van de provincie heeft op het gemeentehuis gesprekken gevoerd en er is onder andere gekeken naar duurzaam beheren van analoge en digitale informatie. Een aantal verbeterpunten aus eerdere controles is Veenendaal nog aan het uitvoeren. ,,Omdat de meeste verbeterpunten een langere doorlooptijd hebben en daarom nog niet zijn afgerond, zijn deze deels dezelfde als in onze toezichtsbrief van 2025.’’ De gemeente heeft inmiddels een verbeterplan ingezet voor een betrouwbaar digitaal informatiebeheer en de provincie geeft als aanbeveling mee de adviezen van de gemeentelijk archivaris en archiefinspecteur daarbij te blijven betrekken. 

PRIORITEITEN

,,Wij herkennen ons in het beeld dat u schetst en zijn u daarbij tegelijkertijd erkentelijk dat u ook geconstateerd heeft dat ondanks de diverse aandachtspunten er de afgelopen periode ook de nodige inspanningen zijn verricht om het informatiebeheer meer op het archiefwettelijke niveau te krijgen. De door u aangegeven aandachtspunten beschouwt de gemeente Veenendaal als waardevol. En gebruiken wij actief bij het bepalen van onze prioriteiten voor het tot stand brengen van verdere en benodigde verbeteringen,’’ benoemen burgemeester en wethouders. De gemeenteraad heeft daar tevens geld voor beschikbaar gesteld. 

VERDERE VERBETERINGEN

De provincie geeft een belangrijk aandachtspunt mee: ,,Dat er voldoende capaciteit en voldoende deskundigheid binnen uw organisatie blijft om uw digitaal informatiebeheer op orde te krijgen.’’ Zij constateerde dat nog niet alle vervangingsinstrumenten, digitale bewaarstrategie en het informatiebeleidsplan in 2025 waren ingevoerd. ,,Voor het komende jaar hopen wij weer verdere verbeteringen te kunnen realiseren. Waaronder in ieder geval het nemen en uitvoeren van een vervangingsbesluit en het versnellen van de vernietiging in het zaaksysteem,’’ heeft het college toegezegd. De provincie komt de voortgang eind dit jaar opnieuw controleren.