College Veenendaal besluit tot langdurige afscherming archiefstukken

VEENENDAAL Burgemeester en wethouders hebben formeel besloten stukken in hun archief over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Deze liggen al in het gemeentehuis, maar zullen niet allemaal direct te raadplegen zijn. Na instemming van de provincie is besloten dat persoonsgegevens pas na 100 jaar openbaar op te vragen zijn.

door Peter Kuijpers

‘Een gemeente is verplicht overheidsinformatie ouder dan 20 jaar en die niet voor vernietiging in aanmerking komt, over te brengen naar een archiefbewaarplaats. De stap tot ‘overbrenging’ is een belangrijke verplichting, waarvan de besluitvorming ook gepubliceerd dient te worden. De oudere archieven van de gemeenten tot en met 1990 staan al sinds jaar en dag opgeslagen in de archiefbewaarplaats. Ze zijn ook beschikbaar voor raadpleging door de burger. In juridische zin werden ze echter nooit overgedragen op grond van de Archiefwet. Dit betekent dat ze strikt formeel bezien ook onder de Wet open overheid (Woo) vallen’, constateerde de gemeente.

OPDRACHT GEGEVEN

Daarop hebben burgemeester en wethouders besloten de gemeentesecretaris de opdracht te geven om het archiefblok 1795-1811 formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. En tevens het archiefblok 1811-1942. ‘De formele overbrenging zal ‘bloksgewijs’ uitgevoerd gaan worden. Als eerste de alleroudste blokken. Hierna kunnen de overige archiefblokken volgen, zodra deze gereed zijn gemaakt voor overdracht’, beschrijft de gemeente. Zij heeft voor de blokken 1795-1811 geen reden om openbaarheidsbeperkingen op te leggen, bijvoorbeeld vanwege privacy-redenen. Dit ligt anders voor recentere blokken.

PRIVACY-REDENEN

 ’Bij het tweede archiefblok over de periode 1811-1942 is sprake van een aantal dossiers die wegens privacy-redenen beter beperkt kunnen worden in directe openbaarheid’. Onder andere vanwege persoonlijke informatie. ,,Het gaat hierbij om namen van mensen die op gezinskaarten staan van het begin van de oorlogsperiode en nog in leven kunnen zijn. Voor een deel hebben we besloten dat deze daadwerkelijk naar een andere plek gaan. En een aantal stukken, tot 1900, die reeds in de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn ondergebracht moeten vanwege de Archiefwet wel toegankelijk gesteld kunnen worden’’, beschrijft wethouder Martijn Beek.

VERZOEK

De gemeentearchivaris kan bij een verzoek beslissen of iemand alsnog stukken uit het recentere archief mag inzien. Veenendaal heeft besloten de directe openbaarheid voor gezinskaarten en het bevolkingsregister voor de periode 1921-1940 pas vanaf 2041 in te laten gaan. Voor enkele personen die tussen 1916 en 1945 in Veenendaal zijn komen wonen is dit 2031 en 2037. ‘Het betreft gezinskaarten met daarop uitgeschreven de namen van alle inwonenden kinderen. Aan de rechterkant van elke kaart wordt de godsdienst als bijzonder persoonsgegeven vermeld. Sommige van deze vermelde kinderen kunnen nog leven.’

INDIVIDUELE KAART

Omdat het voor de gemeente lastig is voor elke individuele kaart te controleren of deze personen nog in leven zijn, is een openbaarheidsbeperking van 100 jaar opgelegd. Dit is tevens vastgesteld voor het blok 1916-1945 waar de jongste persoon geboren was in 1917. Het college heeft gekozen voor een periode van 100 jaar voor de blokperiode vanuit een leeftijdsoogpunt. De gemeente wil hiermee als zorgdrager van het archief voorkomen dat bijzondere persoonsgegevens van nog levende personen in publicaties komen. Dit is niet toegestaan op grond van privacy- en archiefwetgeving. De openbaarheid van latere periodes zal Veenendaal dit en komend jaar bekijken.