Een feest organiseren? Hier moet je aan denken

Als je een feest gaat organiseren dan is het handig om een lijst te maken van dingen die je moet regelen zodat je niets vergeet. Allereerst is het belangrijk om de datum zo vroeg mogelijk bekend te maken. Dan is de kans het grootst dat alle gasten die je wilt uitnodigen die datum vrij kunnen houden in hun agenda. Als het om een openbaar feest gaat dan is het belangrijk om hiervoor tijdig een vergunning aan te vragen. Als je toegangsprijzen wilt rekenen moet je ook daarvoor toestemming hebben van de gemeente. Alles goed regelen voorkomt problemen en het risico dat je feest op het laatste moment niet mag doorgaan.

Een artiest laten optreden

Als je een artiest laat optreden op het feest dan kan die als publiekstrekker dienen. Kies een artiest die aanspreekt en die veel mensen kennen. Of kies juist voor een aanstormend talent dat bij jouw feest een kans krijgt om zich voor te stellen aan een groter publiek. Je kunt artiesten boeken via hun agentschap. De meeste van dit soort bedrijven hebben meerdere artiesten in hun portefeuille. Dat is handig, want als een artiest verhinderd is dan kun je op de website meteen zien wie je eventueel in zijn plaats kunt boeken voor je feest.

Informeer de omwonenden

Organiseer je een buurtfeest? Stel dan de bewoners een paar dagen van tevoren nog eens extra in kennis zodat ze rekening kunnen houden met eventuele geluidsoverlast. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je tot diep in de nacht harde muziek mag laten klinken. De meeste mensen hebben er begrip voor dat een feest tot ongeveer 1.00 uur ’s nachts duurt. Daarna moet de muziek echt uit. Doe je dat niet dan loop je het risico dat je de politie aan de deur krijgt. Dat zou een vervelend einde kunnen betekenen van een gezellige avond. Let er ook op dat de gasten bij hun vertrek niet te veel kabaal maken. Hoe beter je alles regelt, hoe kleiner de kans dat je problemen krijgt.

Maak een kostenberekening

Een overschrijding van het budget wil je natuurlijk niet meemaken. Maak dus een goede kostenberekening. Als je een artiest boekt of een DJ die muziek komt draaien dan moet er natuurlijke een goede geluidsinstallatie zijn. Die kun je huren en laten plaatsen door een hierin gespecialiseerd bedrijf. Artiesten stellen vaak eisen aan de apparatuur die aanwezig moet zijn willen ze een goed optreden kunnen verzorgen. Deze informatie kun je vinden in de zogenaamde ‘rider’. Hierin staan ook wensen en voorwaarden voor de kleedruimte en de hier aanwezige foerage voor de artiest en eventuele begeleiding. Een artiest wordt standaard geboekt voor een half uur. Wil je een langer optreden houd dan rekening met een pauze. Als je zeker wilt weten dat je feest een succes wordt, maak dan ook een plan B. Als de geboekte artiest zich afmeldt wegens ziekte of als het weer slecht is moet je een alternatief kunnen bieden.